ANNONCE
Det er sjældent manglen på en kuglepen eller en pakke printerpapir, der vælter en hel arbejdsdag. Alligevel er det netop den slags småting, der kan skabe unødvendige afbrydelser, når de ikke er på plads.
Et velfungerende kontor behøver ikke være fyldt med udstyr. Det vigtigste er at have de kontorartikler, som faktisk bliver brugt, og at de har faste pladser. Når basislageret er gennemtænkt, bliver det lettere at arbejde videre uden hele tiden at lede efter en mappe, en saks eller den sidste blok med Post-it-sedler.
Start med de ting, der bliver brugt hver uge
Behovet varierer fra arbejdsplads til arbejdsplads.
Et mindre hjemmekontor har måske primært brug for printerpapir, skriveredskaber og enkelte mapper. På et travlt administrationskontor kan der samtidig være et løbende behov for konvolutter, etiketter, hæftemaskiner, arkivering og forskellige blokke.
En dansk forhandler, der både arbejder med emballage og kontorforbrug, er Billig Emballage. Sortimentet af kontorartikler omfatter blandt andet kopi- og printerpapir, kuglepenne, stempler, hæftemaskiner, brevordnere, mapper, etiketter, whiteboards og Post-it.
Hvis man vil skabe overblik over mulighederne, kan man finde billige kontorartikler her og tage udgangspunkt i de ting, der bruges mest i hverdagen.
Det er ofte mere effektivt end at købe lidt tilfældigt, hver gang noget løber tør.
Et ryddeligt skrivebord kræver enkle systemer
Orden på kontoret handler ikke nødvendigvis om minimalisme. Det handler om, at de ting, man skal bruge, er nemme at finde.
Mapper og brevordnere kan samle dokumenter, mens faneblade og etiketter gør det lettere at finde tilbage til det rigtige materiale. En penneholder kan holde skriveredskaber samlet, og en fast bakke til papirer kan forhindre, at løse dokumenter langsomt breder sig over hele skrivebordet.
Billig Emballage fremhæver selv flere af disse kategorier som hjælp til at organisere både skrivebord og arbejdsopgaver.
For mange arbejdspladser kan det derfor give mening at opdele kontorartiklerne i nogle få faste grupper:
- papir og notesblokke
- kuglepenne, blyanter og mærkepenne
- mapper, brevordnere og faneblade
- hæftemaskiner, hulmaskiner og sakse
- etiketter og Post-it
- konvolutter og øvrigt forsendelsesmateriale
Når hver kategori har en fast placering, bliver det også nemmere at se, hvad der er ved at slippe op.
Saml de gentagne indkøb
Der kan være en praktisk fordel i at samle flere typer forbrugsvarer samme sted.
Billig Emballage har både kontorartikler og emballage i sortimentet og fremhæver selv idéen om at samle disse indkøb i én ordre, én forsendelse og én faktura.
Det kan især være relevant for mindre webshops og virksomheder, der både bruger kontorartikler og løbende sender varer. Her kan behovet spænde fra printerpapir og kuglepenne til labels, papkasser og tape.
I stedet for at bestille hver kategori separat kan et samlet indkøb gøre lagerstyringen mere enkel.
Det betyder dog ikke, at man bør købe store mængder af alt. Et godt basislager bør afspejle det reelle forbrug.
Printerpapir er et oplagt eksempel. Billig Emballage fører blandt andet A4-, A3- og andre papirtyper til både laser- og inkjetprintere. Hvis virksomheden primært bruger almindeligt A4-papir, er der sjældent grund til at have mange specialvarianter stående.
På samme måde bør hæftemaskiner, mapper og andre redskaber vælges efter arbejdsformen.
Et funktionelt kontor består ikke af flest mulige produkter. Det består af de rigtige ting på de rigtige steder og et lille lager af de varer, der faktisk bliver brugt igen og igen.
Når kontorartikler bliver købt på den måde, reducerer man både rod og små afbrydelser i arbejdsdagen. Samtidig bliver det lettere at genbestille, fordi man ved præcis, hvilke varer der hører til kontorets faste basislager.
